Die Präsidialabteilung besteht aus einem rund 20-köpfigen Team. Unsere sechs KV-Lernenden und zwei Lernenden Betriebsunterhalt sind formell ebenfalls bei der Präsidialabteilung angegliedert, weil sie der Ausbildungsverantwortlichen im Bereich HR, Teil-Fachbereich Grundbildung, unterstellt sind.
Zum Team der Präsidialabteilung gehört auch die Gemeindebibliothek mit fünf Mitarbeiterinnen. Die Bibliothek hat gerade auch bei der Standortförderung und Kultur eine bedeutende Funktion im Team.
In diesem Beitrag gibt stv. Gemeindeschreiber und Leiter Präsidialabteilung Matthias Graf einen Einblick hinter die Kulissen der Präsidialabteilung.
Wie würdest du die Präsidialabteilung mit einem Wort beschreiben?
In einem Wort würde ich sagen «Verlässlichkeit». Wichtige geschäftliche Abläufe, seien es interne bei der Technik (ICT) und dem Personalwesen (HR) müssen jederzeit gewährleistet sein. Auch gegen aussen, was politische Angelegenheiten wie Reglemente, Gemeindeversammlungen und Abstimmungen betrifft, müssen stets Fristen eingehalten und äusserst präzise gearbeitet werden.
Gibt es historisch gewachsene Veränderungen, welche die Entwicklung dieser Abteilung geprägt haben?
Ja. Früher war die Präsidialabteilung stärker mit der Verwaltungsleitung verbunden – sprich, dem Gemeindeschreiber und dem stv. Gemeindeschreiber. Heutzutage prägt vor allem das Erbringen interner Dienste und politisch-rechtliche wie auch kulturelle Aufgaben die Tätigkeiten dieser Abteilung. Seit der Bildung einer Einheitsgemeinde im Jahr 2018 hat sich das noch verstärkt. Die Verwaltungsleitung beschäftigt sich mit Aufgabengebieten, die in der Privatwirtschaft einer Geschäftsleitung gleichzusetzen sind.
Das Team der Präsidialabteilung hat einen starken Kitt und ist als Einheit unterwegs. Trotz zum Teil sehr unterschiedlichen Arbeitsfeldern pflegen wir unseren Teamspirit, denn der Zusammenhalt auf der menschlichen Ebene ist uns sehr wichtig; nur so können wir optimale Dienstleistungen für unsere Anspruchsgruppen erbringen.
Matthias Graf,
stv. Gemeindeschreiber und Leiter Präsidialabteilung
Heisst das, die Präsidialabteilung operiert nun losgelöst von der Verwaltungsleitung?
Grundsätzlich schon. Die Themenfelder liegen aber nahe beieinander, weshalb es zahlreiche Schnittstellen gibt, wofür die Zusammenarbeit nach wie vor wichtig ist. Das betrifft vor allem die Öffentlichkeitsarbeit und den Bereich Präsidiales und Backoffice. Dies ist auch bei meiner Doppelfunktion als stv. Gemeindeschreiber und Leiter Präsidialabteilung ersichtlich. Je nach Aufgabenfeld habe ich den einen oder den anderen Hut auf.
Was kann man sich unter kulturellen Tätigkeiten vorstellen?
Beispielsweise kulturelle Anlässe oder aber auch unsere jährlich stattfindenden traditionellen Anlässe wie der Neujahresapéro. Diese werden vom Bereich Öffentlichkeitsarbeit von A bis Z organisiert und koordiniert.
Auch die Gemeindebibliothek spielt für das Miteinander und das Zusammensein in der Bevölkerung eine wichtige Rolle. Mit regelmässigen Lesungen oder dem Vorlesen von Kindergeschichten trifft sich dort Gross und Klein. Auch Schülerinnen und Schüler fühlen sich in der neu geschaffenen Oase im 2. OG der Gemeindebibliothek wohl und besuchen uns oft zum Lernen.
Es gibt einige neuere Bereiche, die zentralisierte Aufgaben für die Gemeindeverwaltung erfüllen. Was ist der Grund dafür?
Bereiche wie die Öffentlichkeitsarbeit sind eher jünger und existieren seit rund sechs Jahren. Der Grund für diese «neuen» Bereiche ist die Vereinheitlichung und Spezialisierung. So haben wir die Stellenprozente, die für Kommunikation (Flyer, Plakate etc.) und Anlässe bei den Fachabteilungen angesiedelt waren, von den Abteilungen weg, hin zur entsprechenden Fachstelle im Bereich Öffentlichkeitsarbeit verlagert. So garantieren wir ein fundiertes Knowhow bei Anlass- und Kommunikationsthemen und gewährleisten einen standardisierten Ablauf unter Einhaltung unseres CI/CD*.
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung ist auch der Bereich ICT umfangreicher geworden. Diese Thematik – wie auch das Personalwesen – hat aber schon immer zur Präsidialabteilung gehört.
*Corporate Identity und Corporate Design: Das Erscheinungsbild der Gemeinde Gossau
